Proces operațional

Creare comandă piese de schimb

Bifează fiecare pas pe măsură ce îl parcurgi dacă vrei să te verifici.

Progres0 / 8
  1. 1

    Recepționarea solicitării

    Solicitarea este primită de la unul dintre colegi prin WhatsApp.

    Aceasta poate conține:

    • • Denumirea produsului și cantitatea
    • • Codul produsului și cantitatea
    • • O fotografie a produsului
    • • O combinație între cele de mai sus
  2. 2

    Identificarea produsului

    Produs identificat clar (denumire sau cod)

    → Se trece direct la pasul următor.

    Produs transmis doar prin fotografie
    1. Mergi în sala de piese.
    2. Identifică produsul pe baza fotografiei.
    3. Notează codul produsului de pe raft.
    Denumire generică, cu mai multe variante

    Dacă este transmisă doar denumirea produsului, iar acesta există în mai multe variante (de ex. „duză" — disponibilă în 10 dimensiuni), confirmă cu persoana care a transmis comanda exact ce variantă/dimensiune dorește înainte de a continua.

  3. 3

    Crearea comenzii

    După identificarea tuturor produselor:

    • Creează comanda în sistem
    • Selectează clientul
    • Selectează fluxul „Consumabile"
    • Introdu produsele identificate
    • Introdu cantitățile solicitate
    • Verifică exactitatea produselor și a cantităților
  4. 4

    Generarea facturii proforme

    Pentru a genera factura:

    1. Mergi în Vânzări → Comenzi.
    2. În dreptul comenzii dorite, apasă butonul Generează document.
    3. Apoi apasă Generează factură proformă sau Generează factură fiscală, în funcție de caz.
  5. 5

    Trimiterea proformei

    Înainte de a trimite proforma, verifică datele de contact ale clientului:

    Adresă de e-mail
    Număr de telefon

    Mergi în Vânzări → Facturi proforme și, în dreptul proformei generate, apasă butonul în formă de plic pentru a trimite e-mailul.

    Factura proformă se transmite către:

    Client
    pe e-mailul de contact
    Agentul
    care a solicitat comanda
  6. 6

    Decizia de expediere

    Varianta A

    Nu se așteaptă plata

    Se aplică doar pentru următorii clienți:

    • Drupanel SRL
    • COMPRODSERV EURAMA SRL
    • ACTIDESIGN SRL
    • SETA MACHINERY SRL

    Pentru orice alt client, nu se dă drumul la livrare fără dovada plății, indiferent dacă insistă vreun agent. Doar confirmarea explicită a lui Niki suprascrie regula.

    1. Pregătește coletul
    2. Generează AVB-ul
    3. Predă coletul către curier
    Varianta B

    Se așteaptă plata

    1. Pregătește coletul
    2. Aplică eticheta „Așteaptă plata”
    3. Coletul rămâne în așteptare
    4. După primirea dovezii plății: generează AVB-ul
    5. Predă coletul către curier
  7. 7

    Expedierea — generarea AWB

    AWB-ul se generează direct din sistem.

    Înainte de generare, verifică în sistem
    • Adresa de livrare
    • Persoana de contact
    • Numărul de telefon
    • Adresa de e-mail

    La generarea AWB-ului alegi tipul de ambalare:

    Varianta uzuală

    Plic

    De cele mai multe ori, piesele intră în plic.

    Atenție la piesele fragile

    Dacă piesele sunt fragile, mai bine faci cutie și roagă expres colegii să pună folie cu bule de protecție.

    Dacă nu intră în plic

    Cutie

    1. Ia AWB-ul și piesele.
    2. Coboară la colegii de la Adline.
    3. Roagă-i să te ajute să faci o cutie potrivită.
  8. 8

    Bifarea etapelor în fluxul de lucru

    Navighează în flux → Consumabile și bifează etapele pe măsură ce le realizezi. Bifarea se poate face și etapizat: imediat ce ai terminat o etapă, marchează-o în sistem.

    Exemple
    • •După ce ai primit dovada plății → bifează Financiar.
    • •După ce ai făcut coletul → bifează Pregătire Marfă.
    • •Și așa mai departe pentru fiecare etapă următoare.
    Etapele din flux:
    Financiar
    Pregătire Marfă
    Verificare Marfă
    Livrare Curier
    Livrare Adline
    Finalizare